Digitalisering

Hvorfor “Digital first” i det offentlige

Hvorfor skal en topleder tænke digital first i den offentlige sektor?
Af Chefkonsulent at OptimumIT A/S 

”Der er mere end nogensinde brug for, at topledelsen
tager tøjlerne og skaber digitaliseringen i og mellem
deres organisationer. Det er vejen til fremtidens
effektive, sammenhængende og digitalt innovative
offentlige sektor.”

Digital transformation er på de fleste offentlige toplederes agenda i dag. Mange er dog klar over, at der er lang vej endnu, før deres organisation og de selv tænker digital first og dermed høster alle gevinster ved digitalisering.

Vi bliver også konstant mindet om,  hvorfor vi skal tænke mere og mere digitalt: Den offentlige topleder får tudet ørene fulde af krav om at være digitalt på forkant i kraft af nationale digitale strategier, sektorspecifikke digitale strategier, og af de nye krav der kommer ift. it-sikkerhed, EU GDPR mv.

Også medarbejderne stiller nye digitale krav; de vil kunne arbejde digitalt på samme måde, som de gør i fritiden, og de vil kunne arbejde sikkert mobilt og på mange platforme, så de betjenes af det digitale univers optimalt –  ikke omvendt. De fleste ledere og medarbejdere ser nok for sig, at fremtidens systemer hjælper dem videre i deres arbejde – at systemerne gør det nemt.

En topleder, der engagerer sig i det digitale univers, arbejder for at opnå mere med mindre, at skabe mere digital sammenhæng i hele værdikæden og dermed bedre serviceoplevelser for borgerne. Det kræver en enorm indsats og et skarpt fokus fra topledelsens  side, hvis man vil etablere en ny digital kultur. De fleste organisationer er udfordret af indgroede mind-sets, og forandringer kræver, at toplederen løbende involverer sig i at skabe et digitalt mind-set i organisationen.   Digitaliseringen lykkes først, når toplederen driver den i sammenhæng med kerneforretningen og udfordrer sin mellemledelse med spørgsmål som ”hvad kan digital gøre for mig”?

Hvornår digital first?

Når man organiserer sig rundt om digitalisering, har CIO eller CDO (Chief Digital Officer) en plads i direktionen. CDO er med til at sikre, at digitalisering er repræsenteret på linje med øvrige fagområder, så digitalisering udgør en rød tråd i forretningen. På denne måde kan man sikre, at der ikke tages nye større initiativer, der ikke er tænkt ind i den eksisterende it-arkitektur, samt at forretningens ”digitale tandhjul” holdes velsmurte. Hermed er it på forkant og kan bruge kræfterne rigtigt; på at skabe en digital organisation, der skaber ny værdi for forretningen, og som ikke sluger organisationens penge med hyppige digitale feberredninger.

Det er et klassisk mareridt for it-afdelingen, når forretningen løbende tager digitale beslutninger og initiativer og uden koordination afleverer ansvaret for driften af et nyt system i it-afdelingen.

For at undgå klassiske faldgruber i den digitale organisering, skal vi tænke i nye baner.  En digital drevet offentlig organisation gør sig parat ift. de konstante skiftende krav ved skabe en digitalt agil organisation, hvor topledelsen har skabt en digital vision. Denne agile organisation vil sætte medarbejderne fri til at realisere visionen i samarbejde med de relevante interne og eksterne aktører – altså en mere løs arbejdsform, end den typiske projektform tillader.

”Det skaber et enormt spild af ressourcer, når de eksterne,
kunderettede digitale platforme fungerer sublimt, og man
så på indersiden af organisationen eksempelvis modtager
en PDF, som skal printes og indscannes et andet sted
i organisationen!” 

Topledelsen skal optimalt set acceptere ikke at kunne definere et digitalt endemål, men i stedet at den med fast kadence præsenteres for et implementérbart digitalt produkt, som løbende videreudvikles. Topledelsen skal tydeligt stille sig i spidsen for realiseringen af den digitale vision. Den kan ikke realiseres af CDO alene. Topledelsen skal også sætte hårdt ind, når der er konflikt eller manglende fremdrift på den digitale vision.

Det kræver i næste led, at medarbejderne, der er involveret, har tilstrækkelige digitale redskaber og digitale kompetencer og forståelse, så de kan mestre den nye måde at arbejde på og også er i stand til at udøve deres faglighed i et nyt perspektiv.

Hvorfor digital first? 

Hvorfor ikke bare begrænse sig til netop den nødvendige digitale indsats, som de forskellige eksterne strategier kræver? Hvorfor investere yderligere tid og ressourcer i at etablere en organisation, der tænker digital first?

For det første er der argumentet om at møde kravet om at sikre en produktiv, effektiv og professionel organisation, hvor de digitale tandhjul fungerer – altså at de interne digitale systemer er integreret til de eksterne systemer.

Det skaber et enormt spild af ressourcer, når de eksterne, kunderettede digitale platforme fungerer sublimt, og man så på indersiden af organisationen eksempelvis modtager en PDF, som skal printes og indscannes et andet sted i organisationen!

Det er endvidere med til at skabe en produktiv, effektiv og professionel organisation, når borgerne kan betjene sig selv fra A-Z, effektivt have adgang til betjening i den offentlige sektor 24/7 online, og hvor rettighedsstyring sikrer dem adgang til egne data i en optimal proces på tværs af den offentlige sektor.

For det andet rummer digitalisering den mulighed, at man fjerner rutineprægede serviceopgaver fra den offentlige medarbejder via processtyring, robotics, machine learning, big data m.m. Dermed sætter man fagligheden og innovationen fri hos den offentlige medarbejder, der kan tænke digitalisering ind i nye opgaver, på nye måder og med nye samarbejdspartnere.

Når medarbejderne sættes fri til at løse kerneopgaverne på nye innovative måder sammen med nye relevante aktører, bidrager det til øget demokratisering af opgavevaretagelsen. Den øgede inddragelse giver tillid og mere ejerskab. Dermed stiger sandsynligheden også for, at organisationen når sine mål. Denne proces, hvor man samarbejder tæt med slutbrugerne, kendes også som co-creation, som giver toplederen både løbende indsigt og læring om digitaliseringens muligheder samt mulighed for at påvirke og justere digitaliseringen, så visionen holdes i hævd.

Kilde/Reference: https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6417292950602153984/